¿Cómo gestionar el tiempo y las tareas correctamente?
La planificación en muchas ocasiones puede resultar tediosa. Dedicarle tiempo significa resignar horas en otras tareas, y es por eso que esta etapa suele quedar relegada. Sin embargo, al final del día la planificación permite organizar el tiempo y acomodar la jornada laboral de forma conveniente. Es por eso, que resulta necesario intentar correrse de la vertiginosidad por un momento y darle espacio a esta instancia.
Una de las realidades que da cuenta de la necesidad de planificar es cuando sientes que tienes clientes, trabajas muchas horas pero los ingresos no reflejan tal esfuerzo. Este marco parece ser una salida sin escapatoria en donde, mientras más tiempo se trabaja, mayores son los niveles de estrés. Es por eso que dedicarle más tiempo a la planificación es hacer un click, en otras palabras tomar conciencia de que verdaderamente lo necesario es organizar el negocio.
De esta manera, existen múltiples herramientas para planificar. Estas pueden ser complementadas con agendas, programas o aplicaciones desarrolladas precisamente para la gestión del trabajo. Aquí, y a pesar de que pueda parecer un tanto pesado al inicio, lo ideal es programar todas las acciones a realizar. Es decir, no solo las que en una primera instancia parecen importantes o urgentes.
Metodologías para aumentar la efectividad de la planificación
A medida que la planificación se coloca en un punto cada vez más central del trabajo diario, es posible sacar mayor provecho de sus funciones. Asimismo, existen recomendaciones que habilitan a agilizar su forma de uso. Una de ellas radica en utilizar listas que le aporten dinámica a las anotaciones. Es decir, trabajar dividiendo por categorías, ya sea recordatorios personales, reuniones de una cierta área, etc.
Por otro lado, si bien puede parecer un acto menor, el hecho de resaltar o tachar aquellas tareas que se realizan también es importante. De esta manera se hace presente un sentimiento de placer que recarga energía. Además, es una forma de dejar constancia a uno mismo que se cumplió con aquella responsabilidad. A pesar de ser o no pequeña, es una motivación interesante de aprovechar.
Algunos consejos para mejorar tu organización diaria
El organizar las tareas no es algo que se aprende de un día a otro, en la mayoría de las ocasiones tiene que ver con hábitos que se construyen con el tiempo. En este sentido, a continuación podrás conocer algunas recomendaciones para gestionar mejor tu tiempo y responsabilidades del día a día.
Objetivos diarios
Sean pequeñas actividades o tareas que demanden mayor tiempo, se aconseja definir con claridad cuáles son las prioridades del día. Usualmente esto se puede planificar antes de cerrar el día anterior. De esta manera, una vez que te levantes por la mañana, la libreta será una herramienta clave y te dará aliento para encarar el día.
Comenzar por lo difícil
La capacidad de concentración y los niveles de energía suelen ir disminuyendo con el paso de la jornada. Por lo tanto, lo ideal es realizar primero aquellas actividades que requieran de un mayor enfoque. Además, esta metodología también genera la sensación de sacarse rápidamente de encima lo más difícil del día. En cambio, ir posponiendo tal actividad siempre genera un cierto cansancio mental.
Reuniones planificadas o indispensables
Se hace presente en muchas empresas la necesidad de realizar reuniones excesivas generando un gran desperdicio de este recurso. Además de tener un objetivo claro y un tema delimitado para tratar, es sumamente importante que las mismas sean programadas con anticipación y a conciencia. Esto quiere decir garantizar su mayor efectividad posible.
Una de las frases interesantes para mentalizarse acerca de las reuniones es: “Menos es más”. Seleccionar a las personas indicadas y pautar sesiones cortas trae consigo resultados sumamente positivos. De esta manera, todos los asistidores pueden mantener la atención y se evitan pérdidas de tiempo considerables.
Analiza antes de comprometerte
Además de generar altos niveles de estrés, el comprometerse de más está alineado a problemas relacionados con la administración de la agenda diaria. Siempre es necesario tener en cuenta que algunos compromisos se pueden dilatar y los imprevistos también forman parte del día. Por lo tanto, es clave analizar sigilosamente cuál es la responsabilidad, el tiempo que conlleva y el gasto de energía que representa antes de comprometerse.
Pausas programadas
Una cuestión que parece siempre quedar relegada cuando se habla de trabajo es el tiempo personal. Sin embargo, cumplir con las actividades de la jornada debe ser igual de importante que respetar las pausas. En este marco, muchas veces se pretende explotar al máximo las horas para ser lo más eficiente posible, pero no se toma conciencia de que la falta de descansos reduce tal efectividad.
Asimismo, no necesariamente deben ser pausas largas y tendidas. Tomarse cada una hora un espacio para relajar, respirar profundo y recargar energía es lo ideal. Además, anotar estos momentos de descanso en la planificación del día siguiente suele ser muy útil. En síntesis, mientras más delimitada esté la agenda, más fácil será cumplirla y respetarla sin sobresaltos.
